3 stycznia 2020

Wdrażanie PPK – zasady, terminy, uczestnicy i wątpliwości

Jak ustalić stan zatrudnienia do celów PPK

Zgodnie z założeniem ustawy o pracowniczych planach kapitałowych (dalej: ustawa PPK), krąg podmiotów, które stają się zobowiązane do wdrożenia pracowniczych planów kapitałowych (PPK) rozszerza się w terminach wskazanych w ustawie zgodnie z podanym przez ustawodawcę harmonogramem (wskazaliśmy go w artykule https://kzlegal.pl/pracownicze-plany-kapitalowe-przygotuj-sie-do-wdrozenia/). Podmiot zatrudniający ma obowiązek na pół roku przed terminem wdrożenia PPK sprawdzić swój stan zatrudnienia aby stwierdzić czy podlega obowiązkowi wdrożenia PPK w najbliższym terminie wskazanym w harmonogramie. 

To w jakim terminie podmiot jest zobowiązany rozpocząć wdrażanie PPK zależy od liczby osób zatrudnionych na dzień przypadający na pół roku przed terminem wdrożenia PPK wskazanym w harmonogramie, zaś prawidłowa identyfikacja kto w danym przedsiębiorstwie spełnia warunki uznania go za osobę zatrudnioną na dany dzień, wymaga szczegółowej analizy kryteriów wskazanych w ustawie, tj. w szczególności: definicji ustawowej podmiotu zatrudniającego i osoby zatrudnionej, stanu i form zatrudnienia, wieku zatrudnionych, podlegania obowiązkowym lub nieobowiązkowym składkom emerytalnym i rentowym.  

Kliknij i napisz do nas. Zapraszamy na konsultacje

Na jaki dzień obliczamy stan zatrudnienia decydujący o terminie przystąpienia do programu PPK?

Największe podmioty już wdrożyły programy PPK, dlatego skupiając się na mniejszych, które w 2020 roku stoją przed tym wyzwaniem – należy pamiętać o tym, że podmioty zatrudniające co najmniej 50 osób są zobligowane sprawdzić swój stan zatrudnienia na dzień 30 czerwca 2019 roku, zaś podmioty zatrudniające co najmniej 20 osób obliczą stan zatrudnienia na dzień 31 grudnia 2019 roku. Jeśli okaże się, że mimo, że zatrudnienie oscyluje np. wokół poziomu 50 pracujących osób, a „osób zatrudnionych” w rozumieniu ustawy PPK jest mniej niż 50 to podmiot będzie wdrażał PPK w późniejszym terminie adekwatnym do liczby osób zatrudnionych. 

Czy można przystąpić do PPK wcześniej niż w terminie przewidzianym przez ustawę?

W przypadku gdy podmiot funkcjonuje w grupie spółek, w skład której wchodzą spółki o różnej wielkości zatrudnienia to jest możliwe wejście do programu PPK w terminie przewidzianym dla największej spółki z tej grupy – czyli w praktyce mniejsze spółki mają możliwość wejść do programu PPK wcześniej niż wynikałoby to z faktycznego stanu zatrudnienia. Decyzja leży w tym wypadku po stronie samego podmiotu.

Podmiot zatrudniający w rozumieniu ustawy o PPK

Należy zwrócić uwagę na definicje zawarte w ustawie o pracowniczych planach kapitałowych, ponieważ potoczne rozumienie podmiotu zatrudniającego oraz osoby zatrudnionej odbiega nieco od definicji tych pojęć z ustawy PPK, a znajomość i rozumienie tych definicji są istotne dla zidentyfikowania czy,  i ewentualnie od kiedy dany podmiot będzie podlegał obowiązkowi wdrożenia programu PPK. 

Zgodnie z definicją z art. 2 ust. 1 pkt. 21 ustawy PPK „podmioty zatrudniające” to:

1. pracodawca, o którym mowa w art. 3 Kodeksu pracy 
2. nakładca 
3. rolnicza spółdzielnia produkcyjna lub spółdzielnia kółek rolniczych 
4. zleceniodawca 
5. podmiot, w którym działa rada nadzorcza, jeśli członkowie rady nadzorczej są wynagradzani za pełnienie ich funkcji

Podmiot zatrudniający jest zobowiązany do wdrożenia programu pracowniczych planów kapitałowych w stosunku do „osób zatrudnionych”. 

Osoby zatrudnione w rozumieniu ustawy o PPK

Osobami zatrudnionymi zaś, zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt. 18 ustawy PPK są:

1. pracownicy, o których mowa w art. 2 Kodeksu pracy, z wyjątkiem: pracowników przebywających na urlopach górniczych i urlopach dla pracowników zakładu przeróbki mechanicznej węgla, oraz młodocianych w rozumieniu art. 190 § 1 Kodeksu pracy, 
2. osoby fizyczne wykonujące pracę nakładczą, które ukończyły 18. rok życia, , 
3. członkowie rolniczych spółdzielni produkcyjnych lub spółdzielni kółek rolniczych, 
4. osoby fizyczne, które ukończyły 18 rok życia, wykonujące pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z art. 750 Kodeksu cywilnego stosuje się przepisy dotyczące zlecenia, 
5. członkowie rad nadzorczych wynagradzani z tytułu pełnienia tych funkcji, 
6. osoby wskazane w lit. a-d przebywające na urlopach wychowawczych lub pobierające zasiłek macierzyński lub zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego 

Nie wszyscy pracujący będą w PPK

W związku z tą definicją – nie każda pracująca w danym podmiocie osoba będzie osobą zatrudnioną w rozumieniu ustawy PPK, i w efekcie nie każda osoba pracująca będzie mogła stać się uczestnikiem PPK. Pracodawca ustala liczbę osób zatrudnionych biorąc pod uwagę to czy dana osoba mieści się w zakresie powyższej definicji, a dopiero po ustaleniu liczby osób zatrudnionych stwierdza w którym ze wskazanych w ustawie terminów powinien wdrożyć PPK. 

Kogo trzeba obowiązkowo wpisać do PPK, a kogo wpisujemy na wniosek?

Ustawa dzieli osoby zatrudnione na trzy grupy wiekowe PPK – każda z tych grup podlega nieco innym zasadom w zakresie przystąpienia do pracowniczych planów kapitałowych.:

1. Pierwsza grupa to osoby, które ukończyły 70 lat życia. Podmiot zatrudniający nie zawiera umowy o prowadzenie PPK z osobą, która najpóźniej w pierwszym dniu zatrudnienia ukończyła 70. 
2. Druga grupa to osoby w wieku od 55 do 70 lat – w stosunku do osób w tym wieku podmiot zatrudniający włączy ją do PPK wyłącznie na jej wniosek.  Podmiot zatrudniający ma obowiązek poinformować te osoby o możliwości zapisania się do programu PPK. wyłącznie na jej wniosek, z zastrzeżeniem, że nie ma konieczności złożenia wniosku, a podmiot zatrudniający obligatoryjnie włącza osobę z tej grupy wiekowej do PPK jeżeli w okresie 12 miesięcy poprzedzających pierwszy dzień zatrudnienia osoba ta była zatrudniona w tym podmiocie zatrudniającym łącznie przez co najmniej trzy miesiące. 
3. Trzecia grupa to osoby w wieku od 18 do 55 lat, które automatycznie są zapisywane przez podmioty zatrudniające do PPK. Mogą one zrezygnować z uczestnictwa w programie PPK składając rezygnację na piśmie. 

Jak ustalić liczbę zatrudnionych na dany dzień – PPK

Uwzględniając harmonogram wdrożenia PPK, wydaje się oczywistym kiedy przypada termin wdrożenia PPK w danym podmiocie. Jednak tylko z pozoru jest to oczywiste. Ustawa przewiduje bowiem szczegółowe zasady dotyczące zaliczania lub nie danej grupy osób do liczby zatrudnionych na dany dzień.

Kilka podstaw zatrudnienia w jednej firmie a PPK

W praktyce może się zdarzyć, że dana osoba jest „osobą zatrudnioną” w podmiocie na podstawie więcej niż jednego tytułu (kilka umów), który wymieniliśmy powyżej (art. 2 ust. 1 pkt. 18 ustawy PPK) – w takim wypadku zawsze liczymy ją tylko raz do ogólnej liczby osób zatrudnionych w danym podmiocie. 

Czy każdy zleceniobiorca podlega wpisowi do PPK?

Nie każdego zleceniobiorcę wpiszemy do programu. Do PPK nie wpisujemy zleceniobiorców podlegających dobrowolnemu ubezpieczeniu emerytalnemu i rentowemu, wpisujemy jedynie zleceniobiorców, którzy podlegają obowiązkowo tym ubezpieczeniom. 

Nasz klient, który zatrudnia stale 60 osób (i taki stan zatrudnienia istniał w jego firmie na dzień 30 czerwca 2019 roku) zgłosił się do nas w grudniu ponieważ chciał przygotować się do wdrożenia w swojej firmie PPK, zgodnie z harmonogramem (termin rozpoczęcia wdrażania dla podmiotów zatrudniających powyżej 50 osób rozpoczyna się od 1 stycznia 2020 roku). Po analizie zatrudnienia okazało się, że klient zatrudnia rzeczywiście 60 osób z czego: 2 osoby na umowę o pracę, 8 osób na umowę zlecenia od której odprowadza obowiązkowe składki ubezpieczenia emerytalnego i rentowego, oraz 7 osób na umowę zlecenie, od której nie odprowadza składek ubezpieczenia emerytalnego i rentowego, a jedynie składki zdrowotne oraz 43 osoby na umowę zlecenie, od której odprowadza dobrowolne składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe. Biorąc pod uwagę powyżej definicję osoby zatrudnionej – klient ten zatrudnia  10 „osób zatrudnionych”, o których mowa w ustawie PPK, tak wiec przy utrzymaniu stałej struktury zatrudnienia klient ten będzie zobowiązany do wdrażania PPK dopiero od stycznia 2021 roku.

Co z osobami na urlopie bezpłatnym?

Czy do liczby osób zatrudnionych wliczamy pracownika na urlopie bezpłatnym?

Odpowiedź nie jest jednoznaczna. Trzeba sprawdzić czy pracownik otrzymał przychody ze stosunku pracy w miesiącu, w którym podmiot zatrudniający chce podpisać umowę o prowadzenie PPK oraz sprawdzić czy te przychody są objęte składkami na ubezpieczenie emerytalne i rentowe. Pracodawca nie zapisze do PPK osoby, która nie otrzymała żadnego przychodu ze stosunku pracy w tym miesiącu. Co do osoby, która otrzymała przychód – należy zbadać czy jest to przychód, od którego są odprowadzana składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Jeśli w danym wypadku od przychodu pracownika nie są odprowadzane składki – pracodawca nie zapisuje pracownika do PPK, natomiast jeśli jest to przychód objęty powyższymi składkami to musimy tę osobę zapisać do PPK. 

Kliknij i napisz do nas. Zapraszamy na konsultacje

Urlop macierzyński, wychowawczy lub zwolnienie lekarskie a PPK

Czy osoby będące na urlopie macierzyńskim, wychowawczym lub zwolnieniu lekarskim należy wpisać do PPK?

Osoby na urlopach macierzyńskich, ojcowskich, rodzicielskich, adopcyjnych, wychowawczych lub przebywające na zwolnieniu lekarskim należy wpisać do PPK oraz pamiętać o tym, że włączymy je do liczby „osób zatrudnionych” od której zależy termin wdrażania PPK w przedsiębiorstwie. 

Zapisz się na newsletter

 

Podobne artykuły: