Ustalanie premii do wynagrodzenia – kodeks pracy, zasady, rodzaje, regulamin i najczęstsze pułapki

Nie wdając się w dyskusję, jakie aktualnie są trendy motywacyjne dla pracowników i który z nich jest najskuteczniejszy, ten wpis poświęcony jest jednemu z nich: gratyfikacji finansowej w postaci premii do wynagrodzenia. Ale z czym właściwie kojarzy się nam premia i czy jeśli byłaby wypłacana regularnie, to byłaby to swoista premia uznaniowa wypłacana co miesiąc?

Premia kojarzy się z dodatkiem do wynagrodzenia pracownika przyznawanym za oczekiwane przez pracodawcę rezultaty. W zależności więc od tego na czym pracodawcy zależy, odpowiednio w umowie o pracę z pracownikiem lub też w regulaminie pracy powinny zostać we właściwy sposób zredagowane postanowienia.

Premia uznaniowa wypłacana co miesiąc? Premia „premii” nierówna 

O ile premia za wyniki ma dość powszechny charakter, o tyle warto znać inne rodzaje premii jak: premia retencyjna czy wreszcie premia frekwencyjna. Warto również wiedzieć, w jaki sposób nie można łączyć poszczególnych rodzajów premii, aby nie naruszyć podstawowych zasad jak: zasada równego traktowania pracowników, zasada wynagradzania za pracę wykonaną lub zasada wynagradzania według ilości i jakości pracy.

Koniecznym jest również zaznaczenie, że pojęcie „premia” odnosi się do składnika wynagrodzenia i jej wypłata uzależniona jest od określonych kryteriów i nie ma nic wspólnego z tzw. „premią uznaniową” stanowiącą w istocie „nagrodę”. Niestety dość powszechne stosowanie w praktyce pojęcia premii uznaniowej zamiast pojęcia nagrody stanowi przyczynę nieporozumień i niepotrzebnych wątpliwości.

Premia retencyjna

Jeśli pracodawcy zależy na utrzymaniu pracownika przez określony czas, powinien rozważyć tzw. premię retencyjną

Jest to świadczenie pieniężne przyznawane pracownikowi jedynie za to, że pozostanie w zatrudnieniu przez określony czas, a nie, że w oznaczonym czasie osiągnie spodziewane wyniki.  Koniecznym jest zatem dokładne sprecyzowanie z jakich względów uzależnia się wypłatę premii od okresu czasu zatrudnienia, np. może to być uzasadnione realizacją projektu/przedsięwzięcia biznesowego i związanej z nim konieczności nadzorowania przez pracownika jego realizacji.

Dość częstą pułapką przy stosowaniu premii retencyjnej jest brak prawidłowego sformułowania kryteriów, od których zależeć będzie to czy pracownikowi należy się lub też nie, premia w wysokości proporcjonalnej za przepracowany okres czasu.

Jeśli intencją pracodawcy jest wypłata premii wyłącznie w przypadku przepracowania całego oznaczonego czasu, to koniecznym jest wyraźne zastrzeżenie o braku możliwości częściowej wypłaty. Bardzo ważnym jest jednak należycie uzasadnić (w oparciu o obiektywne okoliczności), że przepracowanie przez pracownika jedynie części ustalonego czasu nie będzie mieć dla pracodawcy żadnego znaczenia.

Pracodawca może jednak być zainteresowany wypłatą premii retencyjnej w częściach i w ten sposób sukcesywnie motywować pracownika do pozostania w miejscu pracy. Raty nie muszą być w równej wysokości, a wręcz mogą narastać wraz z upływem czasu.

Dopuszczalne jest również stosowanie katalogu przesłanek negatywnych, których wystąpienie wyklucza  prawo do roszczenia takiej premii.  Jedynie tytułem przykładu można wskazać: porzucenie przez pracownika pracy, nadmierna ilość reklamacji zgłaszanych przez klientów, nieprzestrzeganie przez pracownika ustalonej organizacji i porządku pracy poprzez odmowę wykonania poleceń służbowych, czy też naruszenie przez pracownika przepisów bhp. Przesłanki te powinny mieć charakter obiektywny, a więc być w taki sposób sprecyzowane aby o ich wystąpieniu decydowały faktyczne okoliczności,  a nie subiektywna ocena czy przeświadczenie (np. w gastronomii jako nie skuteczne mogą okazać się postanowienia uzależniające wypłatę premii od tego, czy potrawa została zakwestionowana przez klienta jako zbyt słona/ostra. Możliwym jest jednak oparcie konstrukcji premii na kilkakrotnym opóźnieniu w wydaniu/dostawie posiłku).

Premia frekwencyjna

Pracodawcy często borykają się z nieplanowanymi lub nieusprawiedliwionymi nieobecnościami w pracy pracowników. Chcąc ograniczyć proceder nadużywania zwolnień chorobowych warto rozważyć premię frekwencyjną.

Stanowi ona dodatek do wynagrodzenia przyznawany za przepracowanie przez pracownika określonej ilości dni bez przerw w pracy (nie ma zastosowania do planowanych urlopów wypoczynkowych, czy tez rodzicielskich). Wprowadzając ją warto mieć jednak na uwadze panujący w naszym kraju klimat i związane z nim przesilenia wiosenne i jesienne. Pracownicy z obawy przed utratą takiej premii mogą przychodzić chorzy do pracy, zarażając innych pracowników i sami wydłużając okres rekonwalescencji. Przyznanie premii nie powinno mieć zatem charakteru permanentnego, ale być dostosowane np. do sezonowości pracy u pracodawcy.

Warto również pamiętać, że premia, wypłacana w okresie poprzedzającym miesiąc, w którym pracownik skorzysta z zasiłku lub wynagrodzenia chorobowego, wlicza się do przeciętnego wynagrodzenia stanowiącego podstawę jego wyliczenia. W wypłacanym pracownikowi wynagrodzeniu chorobowym lub zasiłku, premia będzie uwzględniania, a którą uprzednio pracownik otrzymał z uwagi na frekwencję w pracy. Paradoksalnie może więc mieć miejsce sytuacja, w której korzystniejszym dla pracownika będzie długotrwała nieobecność w pracy i pobieranie zasiłku, którego wartość uwzględnia wartość premii.

Aby uniknąć wliczania premii frekwencyjnej do podstawy wymiaru należności za czas choroby, warto sprecyzować ją w taki sposób, aby jej wartość wzrastała wraz z upływem czasu obecności pracownika w pracy. Wskutek absencji, prawo do premii wracałoby do punktu początkowego i nie podlegałoby kontynuacji, przez co stanowiłoby to czynnik motywacyjny do szybkiego powrotu do pracy.

Łączenie premii

Dopuszczalne jest również łączenie poszczególnych rodzajów premii, jednakże należy czynić to ostrożnie, precyzyjnie formułować kryteria dla każdej z nich, aby nie naruszyć podstawowych zasad jak: zasada równego traktowania pracowników, zasada wynagradzania za pracę wykonaną lub zasada wynagradzania według ilości i jakości pracy.

Najczęstszym błędem popełnianym przez przedsiębiorców – pracodawców jest uzależnienie wypłaty premii za wyniki od pozostawania przez pracownika w zatrudnieniu w dniu jej wypłaty.

W praktyce niestety często ten rodzaj premii (nawet jeśli nie jest literalnie nazwana jako retencyjna) zawiera w opisie swojego charakteru oraz wymaganych kryteriach jej uzyskania, postanowienia, które warunkują wypłatę pracownikowi premii za wyniki od pozostawania przez pracownika w zatrudnieniu w dniu jej wypłaty. Orzecznictwo w tym zakresie jest jednolite i zakazuje tego rodzaju praktyk. W konsekwencji nawet jeśli premia przyznawana jest jeden raz w roku, a pracownik w dacie jej przyznawania nie jest już pracownikiem ma skuteczne roszczenie o jej wypłatę.

Jak zatem należy określić kryteria łączonych premii?

W praktyce lepiej ich ze sobą nie łączyć, gdyż istnieje spore ryzyko zakwestionowania kryteriów warunkujących przyznanie premii od osiągnięcia wyników i jednoczesnego przepracowania określonego okresu czasu.

 

 

 

 

Udostępnij na:
Facebook
Twitter
LinkedIn
Milana Krzemień

Autor

Specjalizuje się w bieżącej obsłudze prawnej podmiotów gospodarczych ze szczególnym naciskiem na spółki prawa handlowego, polegającej w głównej mierze na opracowywaniu, redagowaniu oraz opiniowaniu umów z zakresu prawa cywilnego, w tym prawa pracy i prawa gospodarczego oraz w przygotowywaniu dokumentów korporacyjnych. Posiada doświadczenie w prowadzeniu negocjacji handlowych zmierzających do zawarcia kontraktów oraz w reprezentacji podmiotów gospodarczych przed sądami powszechnymi oraz administracyjnymi. Z uwagi na posiadaną biegłą znajomość języka angielskiego w mowie i w piśmie, również w zakresie terminologii prawniczej oraz zaawansowany poziom języka francuskiego wielokrotnie świadczy czynności obsługi prawnej podmiotów gospodarczych o obcojęzycznym składzie osobowym ich organów. Jest absolwentką Kolegium Prawa w Wyższej Szkole Przedsiębiorczości i Zarządzania im. Leona Koźmińskiego w Warszawie. (maj 2006 r.) Studia prawnicze ukończyła z wyróżnieniem. W ich trakcie była członkiem Kliniki Prawnej w sekcji prawa cywilnego pod zwierzchnictwem Prof.. Fryderyka Zolla. – gdzie brała czynny udział w świadczeniu pomocy prawnej pro publico bono.

Więcej artykułów

Zostaw komentarz