Ustawa o pracowniczych planach kapitałowych (Ustawa PPK) nakłada obowiązki informacyjne tak na pracodawców jaki i instytucje finansowe uczestniczące w systemie PPK. W tym artykule przedstawimy zadania informacyjne pracodawcy.

PPK obowiązki pracodawcy w kwestii powiadomienia pracowników

Przede wszystkim należy pamiętać i rozróżnić, które informacje pracodawca jest zobowiązany przekazać osobom zatrudnionym, ponieważ Ustawa PPK nakłada na niego taki obowiązek, a które informacje może przekazać jeśli tak zadecyduje.

Zgodnie z art. 14 ust. 4 Ustawy PPK przed zawarciem umowy o prowadzenie PPK podmiot zatrudniający może poinformować osoby zatrudnione o warunkach uczestnictwa w PPK oraz obowiązkach i uprawnieniach podmiotu zatrudniającego oraz osoby zatrudnionej związanych z uczestnictwem w PPK. Zatem pracodawca nie ma obowiązku udzielenia osobom zatrudnionym tych informacji, i jeśli tego nie zrobi to wszelkie informacje dotyczące uczestnictwa w PPK pracownik otrzyma od instytucji finansowej, z którą została zawarta umowa o prowadzenie PPK, a na której ciąży obowiązek przekazania mu takich danych.

PPK Informacja dla pracowników – czy istnieje wzór?

Wzór obowiązkowej informacji dla pracowników nie istnieje. Ustawodawca nie określił wymogów co do formy przekazania przez pracodawcę pracownikom informacji dotyczących PPK. Najlepiej zrobić to używając przyjętych w danej firmie zwyczajowo środków komunikacji, za pośrednictwem których dotrzemy do wszystkich osób zatrudnionych. Przy wyborze środka i formy dla komunikacji – w szczególności tych informacji, które mamy obowiązek przekazać pracownikom – należy pamiętać by zrobić to w takiej formie, która daje pracodawcy możliwość archiwizacji przekazanych treści oraz czasu ich przekazania – jest to istotne dla celów ewentualnych przyszłych kontroli czy dla celów dowodowych w wypadkach sporu z osobami zatrudnionymi.

Jeśli podejmujemy decyzję, że mimo braku takiego obowiązku chcemy poinformować pracowników o warunkach uczestnictwa w PPK oraz obowiązkach i uprawnieniach z tym związanych to zróbmy to również w takiej formie i w taki sposób by można było później przekazanie takiej informacji wykazać.

PPK zasady akcji informacyjnej

Akcja informacyjna powinna być przygotowana w odpowiedni co do treści i formy sposób i przedstawiać rzetelną i jasną informację o zasadach udziału w PPK oraz uprawnieniach i obowiązkach z tym związanych. Należy w szczególności zwrócić uwagę, że przekazywane pracownikom informacje nie mogą rodzić wątpliwości na gruncie art. 108 Ustawy PPK, zgodnie z którym popełnia wykroczenie ten kto jako podmiot zatrudniający albo osoba upoważniona do działania w imieniu podmiotu zatrudniającego lub działająca z inicjatywy tego podmiotu, nakłania osobę zatrudnioną lub uczestnika PPK do rezygnacji z oszczędzania w PPK. Na tle interpretacji tego artykułu mogą pojawić się wątpliwości co do określenia granicy między tym co jest informowaniem o warunkach uczestnictwa, a co jest nakłanianiem do rezygnacji z udziału w PPK.

Pracownicze Plany Kapitałowe – rezygnacja

Zgodnie z zasadami przewidzianymi Ustawą PPK jest możliwa rezygnacja z uczestnictwa w PPK, i pracownik powinien o tym wiedzieć, jednak informacja o zasadach uczestnictwa i rezygnacji powinna być przekazana w sposób na tyle rzetelny i transparentny by nie budzić wątpliwości, że mogłaby być uznana za nakłanianie do rezygnacji z udziału w PPK. Pracodawca nie może zatem podejmować działań czy przekazywać informacji w sposób, w który można by uznać za zniechęcanie do przystąpienia do PPK. Za zniechęcanie można by było przykładowo uznać przekazywanie informacji o PPK jednocześnie oferując pracownikom nieprzystępującym do PPK innego rodzaju benefity lub dodatki płacowe. Warto o tym pamiętać przygotowując akcję informacyjną oraz okoliczności jej przeprowadzania.

PPK wybór instytucji i informacja o wyborze

Z uwagi na to, że w proces wyboru instytucji finansowej zarządzającej PPK zaangażowani muszą być pracownicy to już na tym etapie związki zawodowe lub przedstawiciele załogi pracowniczej biorący udział w wyborze instytucji finansowej znają kryteria jej wyboru, a warto również poinformować o nich pozostałych pracowników – pozwoli to na zachowanie transparentności procesu wyboru i zapewni równy dostęp do informacji przez wszystkich pracowników, a dzięki temu też unikniemy tłumaczenia się pracownikom za jakiś czas dlaczego właśnie ta, a nie inna instytucja została wybrana i dlaczego dopiero po długim czasie od wyboru udostępniamy informacje o samym procesie i kryteriach.

Następnym  momentem gdy należałoby przekazać informację pracownikom jest moment faktycznego wdrożenia PPK w przedsiębiorstwie w tym momencie osoby zatrudnione muszą podjąć decyzje o przystąpieniu lub nie – do programu. Pracodawca powinien poinformować kiedy program rusza, o tym która instytucja będzie zarządzać PPK, kto automatycznie będzie objęty programem, a kto może do niego dobrowolnie przystąpić oraz co należy zrobić by zrezygnować z PPK. Akcja informacyjna na tym etapie pozwoli uniknąć pytań zaskoczonych automatycznym włączeniem do PPK pracowników, którym nagle zaczniemy pobierać z wynagrodzenia składki, a instytucja finansowa prześle im wymagane ustawą informacje o uczestnictwie w PPK. Warto unikać zaskakiwania pracowników w ten sposób i zawczasu przekazać im stosowne informacje. Osoby zatrudnione powinny też wiedzieć w jaki sposób mogą kontrolować to co dzieje się ze środkami inwestowanymi przez fundusze daty zdefiniowanej i otrzymać informację o możliwości dostępu do ich indywidualnego rachunku PPK, którą powinna przygotować wybrana instytucja finansowa.

PPK informacje obowiązkowe

Katalog informacji, które zgodnie z Ustawą PPK przedsiębiorca musi obowiązkowo przekazywać jest de facto krótszy, i przedstawiamy go poniżej.

  • Informacja dla osób które ukończyły 55 rok życia, a nie ukończyły 70 roku życia, że mogą przystąpić do PPK, i jeśli chcą z tego skorzystać to w tym celu konieczne jest wypełnienie stosownego wniosku,
  • Informacja dla uczestnika PPK o tym, że możliwe jest zdeklarowanie wpłaty dodatkowej, a także, że możliwe jest obniżenie wpłaty podstawowej,
  • Informacja dla osoby która złożyła deklarację rezygnacji z wpłat do PK o ponownym rozpoczęciu wpłat przed upływem 4 lat od złożenia deklaracji rezygnacji,
  • Informacja dla uczestnika PPK, o złożeniu w jego imieniu wniosku o wypłatę transferową środków zgromadzonych na rachunku w instytucji finansowej, której pracodawca wypowiedział umowę o zarządzane PPK na rachunek w nowej instytucji finansowej, która zarządzać będzie PPK,
  • W przypadku zmiany miejsca zatrudnienia – informacja dla uczestnika PPK o złożeniu w jego imieniu wniosku o wypłatę transferową środków zgromadzonych na jego dotychczasowym rachunku PPK na nowy rachunek PPK, prowadzony przez instytucję finansową jego nowego pracodawcy, któremu pracownik złożył stosowne oświadczenie.

Należy pamiętać, że już po wdrożeniu PPK obowiązki informacyjne przedsiębiorcy nie ustają – jest zobowiązany monitorować stan zatrudnienia i przesyłać wymagane ustawą informację do instytucji finansowej zarządzającej PPK, ale również udzielać obowiązkowych informacji, jak wskazane powyżej osobom zatrudnionym, jak i informować o PPK nowych pojawiających się w firmie pracowników.

Udostępnij na:
Facebook
Twitter
LinkedIn
Milana Krzemień

Autor

Specjalizuje się w bieżącej obsłudze prawnej podmiotów gospodarczych ze szczególnym naciskiem na spółki prawa handlowego, polegającej w głównej mierze na opracowywaniu, redagowaniu oraz opiniowaniu umów z zakresu prawa cywilnego, w tym prawa pracy i prawa gospodarczego oraz w przygotowywaniu dokumentów korporacyjnych. Posiada doświadczenie w prowadzeniu negocjacji handlowych zmierzających do zawarcia kontraktów oraz w reprezentacji podmiotów gospodarczych przed sądami powszechnymi oraz administracyjnymi. Z uwagi na posiadaną biegłą znajomość języka angielskiego w mowie i w piśmie, również w zakresie terminologii prawniczej oraz zaawansowany poziom języka francuskiego wielokrotnie świadczy czynności obsługi prawnej podmiotów gospodarczych o obcojęzycznym składzie osobowym ich organów. Jest absolwentką Kolegium Prawa w Wyższej Szkole Przedsiębiorczości i Zarządzania im. Leona Koźmińskiego w Warszawie. (maj 2006 r.) Studia prawnicze ukończyła z wyróżnieniem. W ich trakcie była członkiem Kliniki Prawnej w sekcji prawa cywilnego pod zwierzchnictwem Prof.. Fryderyka Zolla. – gdzie brała czynny udział w świadczeniu pomocy prawnej pro publico bono.

Więcej artykułów

Zostaw komentarz