Właściwa reprezentacja w spółce z o.o. lub akcyjnej ma doniosłe znaczenie dla bezpieczeństwa obrotu gospodarczego.

Zdarza się jednak wciąż zbyt często, że przez nieuwagę lub niewiedzę umowy zawierane przez nienależycie reprezentowaną spółkę są wadliwe. Sankcje naruszenia zasad reprezentacji  spółki mają doniosłe i dotkliwe skutki prawne, nie tylko dla samej spółki, ale w szczególności dla osób, które działały na jej rzecz.

Zasadniczo spółki kapitałowe reprezentowane są przez zarząd, z pewnymi jednak wyjątkami – o czym będzie mowa w dalszej części artykułu. Ogromne znaczenie ma zatem to, czy organ ten jest należycie obsadzony.

Kadencja zarządu dłuższa niż rok…pułapka wygody

W treści umów spółek z o.o. lub akcyjnych często można spotkać postanowienie regulujące termin kadencji jej zarządu na okres dłuższy niż rok. Za taką regulacją przemawiają przyczyny pragmatyczne: brak konieczności wyboru składu tego organu co rok. Niejednokrotnie jednak stanowi to swoistą pułapkę dla „zapominalskich”, gdyż stosunkowo rzadko spółka pilnuje upływu dotychczasowej kadencji składu osobowego jej organu.

Potwierdzenie wadliwych oświadczeń na rzecz spółki

W rezultacie, osoby powołane do zarządu, wykonują czynności reprezentacji spółki, pomimo wygaśnięcia ich mandatu do sprawowania tej funkcji. Brak umocowania do reprezentacji spółki ma zaś doniosłe znaczenie praktyczne: skoro na rzecz spółki nie działał prawidłowo obsadzony jej organ, to umowy, której stroną jest spółka są bezskuteczne. Składanie oświadczeń w imieniu spółki nie ma wówczas mocy.

Z pomocą przychodzi przepis art. 39 kodeksu cywilnego w znowelizowanym brzmieniu od 1 marca 2019 roku. Zgodnie z jego treścią „jeżeli zawierający umowę jako organ osoby prawnej nie ma umocowania albo przekroczy jego zakres, ważność umowy zależy od jej potwierdzenia przez osobę prawną, w której imieniu umowa została zawarta”.

Warto podkreślić, że przepis ten ma zastosowanie nie tylko do sytuacji członków zarządu którym już wygasł mandat do reprezentacji spółki, ale również wówczas gdy:

  • za spółkę działał tzw. kadłubowy zarząd, a więc w przypadku, gdy w zarządzie zasiada mniejsza liczba członków zarządu niż jest wymagana przez umowę lub statut spółki,
  • za spółkę działają osoby które nigdy nie pełniły jakiejkolwiek funkcji w jej organach.

Co ważne, art. 39 kodeksu cywilnego w nowym brzmieniu wywołuje skutek retroaktywny, a więc jest stosowany także do czynności prawnych dokonanych w imieniu osoby prawnej jeżeli nie były one przedmiotem prawomocnie zakończonych przed 1 marca 2019 roku postępowań sądowych w sprawach cywilnych. Pod pojęciem prawomocności rozumie się zaś orzeczenie, od którego nie przysługuje środek odwoławczy lub inny środek zaskarżania (art. 363 kpc).

Podsumowując, w celu potwierdzenia przez spółkę umowy zawartej przez osoby, które nie sprawowały należycie mandatu w składzie jej zarządu, konieczne jest jak najszybsze podjęcie uchwały przez wspólników w sp. z o.o. i odpowiednio przez akcjonariuszy w spółce akcyjnej celem wyboru składu osobowego. (O trybie podejmowania uchwał w spółkach kapitałowych oddzielny artykuł https://tozalezy.com/zatwierdzenie-sprawozdania-finansowego-w-czasie-pandemii-koronawirusa/).

Następnie nowo obsadzony zarząd podejmuje uchwałę w przedmiocie potwierdzenia dotychczas zawartych na rzecz spółki umów.

Sytuacja wydaje się prosta w teorii. W praktyce gdy istnieje konflikt osobowy w spółce, może się zdarzyć, że spółka nie będzie chciała potwierdzić umów zawartych na jej rzecz przez osoby, które działały jako jej organ, mimo, że mandat im już wygasł i osoby te poniosą odpowiedzialność odszkodowawczą.

Bardzo istotnym jest zatem rozważyć sens określania w umowie spółki terminu, który sprawia, że kadencja zarządu trwa dłużej niż rok, a jeśli takie rozwiązanie zostanie przyjęte – pilnować jego upływu.

Kadencja zarządu to nie mandat do sprawowania funkcji

Kolejną istotną z punktu widzenia należytego umocowania osoby do reprezentowania spółki jest rozróżnienie pojęcia „kadencja” od pojęcia „mandat”. Nie są one bowiem tożsame i stosowanie ich przemiennie może nastręczyć wielu doniosłych w skutki prawne problemów.

Przez kadencję należy rozumieć ustalony z góry okres, na jaki dana osoba zostaje powołana do zarządu. Tymczasem mandat oznacza umocowanie do wykonywania funkcji członka zarządu. Zestawiając ze sobą te dwa pojęcia, należy stwierdzić, że dana osoba jest władna pełnić funkcję członka zarządu tak długo, jak długo zachowa ważność swojego mandatu

Wskazuje na to wprost przepis art. 202 kodeksu spółek handlowych:

§ 1. Jeżeli umowa spółki nie stanowi inaczej, mandat członka zarządu wygasa z dniem odbycia zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za pierwszy pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka zarządu.

§ 2 W przypadku powołania członka zarządu na okres dłuższy niż rok, mandat członka zarządu wygasa z dniem odbycia zgromadzenia wspólników, zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za ostatni pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka zarządu, chyba że umowa spółki stanowi inaczej.

i odpowiednio dla spółki akcyjnej przepis art. 369 kodeksu spółek handlowych:

§ 1. Okres sprawowania funkcji przez członka zarządu nie może być dłuższy niż pięć lat (kadencja). (…)

§ 4. Mandat członka zarządu wygasa najpóźniej z dniem odbycia walnego zgromadzenia zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za ostatni pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka zarządu.

Zdarza się więc, że mimo upływu kadencji, mandat do sprawowania funkcji członka zarządu trwa nadal. Najprościej jest zobrazować to na konkretnym przykładzie:

Przykład:

Pan Kowalski uchwałą wspólników spółki Stokrotka sp. z o.o. został powołany do zarządu w dniu 1 września 2017 roku na okres 3 lat. Kadencja upłynie z dniem 1 września 2020 roku. Z kolei mandat wygaśnie z dniem podjęcia uchwały przez wspólników zatwierdzającej sprawozdanie finansowej spółki za 2020 rok, czyli 30 czerwca 2021 roku (zgodnie z art. 53 ust. 1 ustawy o rachunkowości, roczne sprawozdanie finansowe jednostki, z zastrzeżeniem ust. 2b, podlega zatwierdzeniu przez organ zatwierdzający, nie później niż 6 miesięcy od dnia bilansowego).

Wadliwa reprezentacja spółki w umowie z członkiem jej zarządu

W wyjątkowych sytuacjach spółkę reprezentuje nie jej zarząd, a rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą wspólników. Stanowią o tym przepisy art. 210 § 1 oraz 379 § 1 kodeksu spółek handlowych. Ma to miejsce przy zawieraniu umów pomiędzy spółką, a jej członkiem zarządu.

Tymczasem nagminnie w tego rodzaju umowach spotykane są przypadki, gdzie osoba pełniąca funkcję członka zarządu podpisuje się zarówno za spółkę, jak i za siebie będąc drugą stroną umowy, albo jeśli zarząd spółki jest wieloosobowy, umowę z jednym z członków zarządu podpisuje za spółkę drugi z członków zarządu.

Niestety tego rodzaju praktyka jest błędna i skutkuje BEZWZGLĘDNĄ NIEWAŻNOŚCIĄ UMOWY.

Istotnym jest, że takiej umowy spółka nie może również potwierdzić w trybie art. 39 kodeksu cywilnego.

O bezwzględnej nieważności umowy zawartej z naruszeniem przepisu art. 210 § 1 ksh wypowiedział się Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 3 października 2019 roku w sprawie o sygn. akt: I CSK 122/16.

Stwierdził, że umowa zawarta niezgodnie z art. 210 § 1 ksh jest bezwzględnie nieważna na podstawie art. 58 kodeksu cywilnego i nie ma możliwości potwierdzenia takiej czynności w trybie art. 103 kodeksu cywilnego, do którego odsyła przepis art. 39 kodeksu cywilnego. Uzasadnieniem tego stanowiska jest fakt, że oba te przepisy (art. 39 oraz 103 k.c.) regulują przypadek, gdy zawierający umowę na rzecz osoby prawnej (spółki kapitałowej) jako jej organ nie jest nim albo przekracza zakres umocowania takiego organu. Tymczasem członek zarządu reprezentując spółkę w umowie z jej członkiem zarządu, jest należycie umocowany do reprezentacji spółki i nie przekracza swoich uprawnień. Mamy zatem do czynienia nie z brakiem umocowania, czy też z przekroczeniem zakresu umocowania, lecz z naruszeniem bezwzględnej normy zawartej w przepisie art. 210 § 1 ksh, a która wskazuje, że przy tego rodzaju umowach zarząd jako organ spółki nie może jej reprezentować.

Co więcej, bez znaczenia jest ewentualne następcze potwierdzenie takiej umowy przez przykładowo pełnomocnika powołanego uchwalą wspólników spółki. Nie można bowiem potwierdzić umowy, która od początku nie istniała.

Podsumowanie

Wadliwa reprezentacja spółki kapitałowej ma doniosłe znaczenie dla bezpieczeństwa obrotu gospodarczego. O ile część „pomyłek” można naprawić, o tyle pozostałe mają nieodwracalne, negatywne skutki.

Aby uniknąć ich przykrych konsekwencji, warto zadbać o 3 aspekty:

  • mieć dobrze sporządzoną treść umowy spółki,
  • systematycznie do niej zaglądać, aby „odświeżyć sobie pamięć” o zawartych w niej postanowieniach,
  • mieć świadomość, że nie wszystkie regulacje prawne są zawarte w treści umowy spółki, a spora ich część ma do niej zastosowanie gdyż  wynika wprost z przepisów prawa.

W każdym z powyższych aspektów, pomoc zawodowego prawnika może przysłużyć się oszczędności zarówno problemów, jak i kosztów.

Udostępnij na:
Facebook
Twitter
LinkedIn
Milana Krzemień

Autor

Specjalizuje się w bieżącej obsłudze prawnej podmiotów gospodarczych ze szczególnym naciskiem na spółki prawa handlowego, polegającej w głównej mierze na opracowywaniu, redagowaniu oraz opiniowaniu umów z zakresu prawa cywilnego, w tym prawa pracy i prawa gospodarczego oraz w przygotowywaniu dokumentów korporacyjnych. Posiada doświadczenie w prowadzeniu negocjacji handlowych zmierzających do zawarcia kontraktów oraz w reprezentacji podmiotów gospodarczych przed sądami powszechnymi oraz administracyjnymi. Z uwagi na posiadaną biegłą znajomość języka angielskiego w mowie i w piśmie, również w zakresie terminologii prawniczej oraz zaawansowany poziom języka francuskiego wielokrotnie świadczy czynności obsługi prawnej podmiotów gospodarczych o obcojęzycznym składzie osobowym ich organów. Jest absolwentką Kolegium Prawa w Wyższej Szkole Przedsiębiorczości i Zarządzania im. Leona Koźmińskiego w Warszawie. (maj 2006 r.) Studia prawnicze ukończyła z wyróżnieniem. W ich trakcie była członkiem Kliniki Prawnej w sekcji prawa cywilnego pod zwierzchnictwem Prof.. Fryderyka Zolla. – gdzie brała czynny udział w świadczeniu pomocy prawnej pro publico bono.

Więcej artykułów

Zostaw komentarz