Klauzula poufności a zachowanie poufności – jak skutecznie się zabezpieczyć

Zazwyczaj zawarcie każdej umowy poprzedzone jest negocjacjami, w trakcie prowadzenia których koniecznym jest udostępnienie informacji o charakterze poufnym. Z tych względów regułą jest, iż już na etapie rozmów na temat przyszłej potencjalnej współpracy, strony podpisują oświadczenia/porozumienia o zachowaniu poufności.

Zobacz: „Rodzaje klauzul umownych – na co zwracać uwagę?”

1. Umowa o zachowaniu poufności
2. Klauzula poufności – przykład nr 1
3. Klauzula poufności – przykład nr 2
4. Klauzula poufności danych – przykład nr 3
5. Klauzula poufności dla pracownika wzór niepoprawny – przykład nr 4
6. Umowa o zachowaniu poufności z pracownikiem

Umowa o zachowaniu poufności 2019, 2020, 2021

Niezależnie od tego, jaki rok wskazuje kalendarz, warto zdawać sobie sprawę z błędów, jakie mogą pojawić się w klauzulach poufności, by ustrzec się przed niepożądanymi konsekwencjami. Jeśli chodzi o wzór klauzuli poufności, w Internecie można znaleźć ich wiele. Zanim jednak zdecydujemy się je „skopiować” na nasze potrzeby, warto wiedzieć jakie elementarne składowe powinny zawierać, aby były skuteczne. Poniżej zaprezentowanych jest kilka przykładów najczęściej spotykanych wadliwych klauzul poufności.

Klauzula poufności – przykład nr 1

„Wykonawca zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji uzyskanych w związku z zawarciem i wykonywaniem umowy zwanych w dalszej części Umowy „Informacjami poufnymi”.

Omówienie:

W prezentowanej klauzuli poufności tak naprawdę nie wiadomo, co stanowi informacje poufne. Używanie sformułowań ogólnikowych jak: „informacje pozyskane w związku z zawarciem i realizacją umowy” bez  doprecyzowania, o jakie informacje właściwie chodzi może prowadzić do niepotrzebnych sporów, a także naraża na spore ryzyko. Nieostre sformułowania zawarte w takiej klauzuli narażają bowiem na ingerencję w jej interpretację przez sądy rozstrzygające spór.

Sądy zaś w braku precyzyjnego określenia zakresu informacji poufnych kierują się zasadą, zgodnie z którą ochronie podlegają te informacje, które nie są ogólnodostępne oraz posiadają wartość gospodarczą.

Może się zatem okazać, że ujawnienie informacji istotnej dla strony choć nie posiadającej jeszcze wartości gospodarczej, nie będzie stanowić naruszenia klauzuli poufności.

Klauzula poufności – przykład nr 2

„Wykonawca zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji uzyskanych w związku z zawarciem i wykonywaniem umowy, w szczególności materiałów, dokumentów oraz informacji technicznych, technologicznych, ekonomicznych, finansowych, handlowych, prawnych lub organizacyjnych otrzymanych lub uzyskanych od Zamawiającego w związku ze świadczeniem Usługi w szczególności danych osobowych i kontaktowych klientów, zwanych w dalszej części Umowy „Informacjami poufnymi”. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za naruszenie zasad poufności przez swoich pracowników oraz współpracowników uczestniczących w realizacji niniejszej umowy”.

Omówienie

W tym przykładzie zakres i rodzaj informacji poufnych zostały doprecyzowane w klauzuli poufności. Zawiera ona jednak niebezpieczne sformułowanie dla Zamawiającego odnośnie odpowiedzialności Wykonawcy za naruszenie zasad poufności przez jego pracowników oraz współpracowników. W razie „wycieku” informacji poufnych pośrednio na skutek działań osób, przy udziale których Wykonawca realizuje umowę współpracy, ponosi on pełną odpowiedzialność na zasadach ogólnych, a więc na zasadzie winy (art. 471 kodeksu cywilnego).

Znamiennym jest podkreślenie, że Zamawiający chcąc pociągnąć do odpowiedzialności Wykonawcę za wyciek informacji poufnych wskutek zachowań osób, z pomocą których Wykonawca realizuje umowę współpracy, nie może  powołać się na regulacje przepisu art. 474 kodeksu cywilnego. Przepis ten stanowi, że dłużnik odpowiedzialny jest na zasadzie ryzyka jak za własne działanie lub zaniechanie za działania i zaniechania osób, z których pomocą zobowiązanie wykonywa, jak również osób, którym wykonanie zobowiązania powierza. (…).

Tymczasem pojęcie „zobowiązanie” nie odnosi się do realizacji przedmiotu umowy współpracy. Pojęcie to odnosi się do obowiązku, jakim jest zachowanie poufności. Trudno zaś uznać, że Wykonawca z pomocą swoich pracowników wykonuje obowiązek klauzuli poufności, skoro treść tej klauzuli nie wskazuje, że jest on upoważniony do udostępnienia informacji poufnych konkretnym osobom (pracownikom lub współpracownikom).

Innymi słowy, przy tak skonstruowanej klauzuli poufności jak w zaprezentowanym przykładzie nr 2, Zamawiający, którego poufne informacje uległy ujawnieniu, zmuszony byłby do udowodnienia winy Wykonawcy w ich ujawnieniu, a co w praktyce nie zawsze jest proste i oczywiste.

Klauzula poufności danych – Przykład nr 3

„Wykonawca zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji uzyskanych w związku z zawarciem i wykonywaniem umowy, w szczególności materiałów, dokumentów oraz informacji technicznych, technologicznych, ekonomicznych, finansowych, handlowych, prawnych lub organizacyjnych otrzymanych lub uzyskanych od Zamawiającego w związku ze świadczeniem Usługi w szczególności danych osobowych i kontaktowych klientów, zwanych w dalszej części Umowy „Informacjami poufnymi”. Wykonawca jest uprawniony do przekazywania takich informacji swoim pracownikom i współpracownikom, gdy jest to niezbędne do prawidłowej realizacji umowy”.

Omówienie:

Powyższy trzeci przykład precyzuje pojęcie „informacje poufne”, jak również zawiera upoważnienie dla Wykonawcy do udostępnienia (powierzenia) informacji poufnych jego pracownikom i współpracownikom, którzy będą uczestniczyć w realizacji umowy współpracy.

Wydawać by się mogło, że przy tak skonstruowanej klauzuli poufności, w razie wycieku informacji poufnych wskutek zachowań osób, z pomocą których Wykonawca realizuje przedmiot współpracy, odpowiedzialność Wykonawcy względem Zamawiającego jest oczywista i pewna.

Odpowiedź jest twierdząca, ale ….nie w każdym przypadku.

Odpowiedzialność Wykonawcy za wyciek informacji poufnych spowodowany działaniami jego pracowników czy współpracowników opiera się na przepisie art. 391 kodeksu cywilnego, zgodnie z którym:  „jeżeli w umowie zastrzeżono, że osoba trzecia zaciągnie określone zobowiązanie albo spełni określone świadczenie, ten, kto takie przyrzeczenie uczynił, odpowiedzialny jest za szkodę, którą druga strona ponosi przez to, że osoba trzecia odmawia zaciągnięcia zobowiązania albo nie spełnia świadczenia”.

Aby można było skutecznie pociągnąć Wykonawcę do odpowiedzialności za wyciek informacji poufnych spowodowany działaniami jego pracowników lub współpracowników, niezbędnym jest zawarcie pomiędzy Wykonawcą, a jego pracownikiem/współpracownikiem odrębnej umowy zobowiązującej tych ostatnich do nieujawnienia informacji objętych klauzula poufności.

Zamawiający powinien zatem zawsze upewnić się, czy pracownik/współpracownik Wykonawcy został zobowiązany do nieujawniania informacji objętych klauzulą poufności. A jeśli jest to utrudnione, zastrzec na swoją rzecz w umowie stosowne kary umowne, na wypadek gdyby zapewnienia Wykonawcy w tym zakresie okazały się nieprawdziwe.

Klauzula poufności dla pracownika wzór niepoprawny – Przykład nr 4

„Wykonawca zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji uzyskanych w związku z zawarciem i wykonywaniem umowy, w szczególności materiałów, dokumentów oraz informacji technicznych, technologicznych, ekonomicznych, finansowych, handlowych, prawnych lub organizacyjnych otrzymanych lub uzyskanych od Zamawiającego w związku ze świadczeniem Usługi w szczególności danych osobowych i kontaktowych klientów, zwanych w dalszej części Umowy „Informacjami poufnymi”. Wykonawca jest uprawniony do przekazywania takich informacji swoim pracownikom i współpracownikom, gdy jest to niezbędne do prawidłowej realizacji umowy. Zobowiązanie to wiąże przez czas trwania umowy oraz przez okres 3 lat od jej ustania.”

Omówienie:

Bardzo często postanowienia klauzul poufności w ogóle nie wskazują przez jaki czas obowiązują. Strony mylnie zakładają bowiem, że klauzula ta obowiązuje przez czas trwania umowy współpracy, a wręcz bezterminowo.

Tymczasem zgodnie z treścią przepisu art. 365 kodeksu cywilnego zobowiązanie bezterminowe o charakterze ciągłym wygasa po wypowiedzeniu przez dłużnika lub wierzyciela z zachowaniem terminów umownych, ustawowych lub zwyczajowych, a w razie braku takich terminów niezwłocznie po wypowiedzeniu.

Odpowiedź nasuwa się raczej sama. Skoro strony nie określiły terminu obowiązywania klauzuli poufności, po pozyskaniu informacji poufnych, klauzula poufności dla pracownika może być wypowiedziana przez drugą stronę (bez konieczności wypowiadania całej umowy współpracy) praktycznie tuż po ich pozyskaniu, ze skutkiem natychmiastowym!

Redagując treść klauzuli poufności należy zawsze pamiętać o określeniu terminu, po upływie którego zobowiązanie do nieujawniania informacji poufnych wygaśnie.

Na marginesie dodać należy, że postanowienie określające wprost nieograniczony w czasie obowiązek poufności, bądź wręcz całkowity zakaz wypowiadania klauzuli poufności, jest bezskuteczne.

Ostatnią istotną kwestią w zapewnieniu skutecznej ochrony informacji poufnych jest określenie kar umownych na wypadek naruszenia klauzuli poufności. Brak wskazania kar powoduje, że Zamawiający zmuszony byłby udowadniać wysokość szkody jaką poniósł w związku z wyciekiem informacji poufnych. Często w praktyce jest to znacznie utrudnione. Istotnym jest również zapis, zgodnie z którym możliwe jest żądanie odszkodowania przenoszącego wysokość zastrzeżonej kary.

Klauzula poufności wzór – umowa o zachowaniu poufności z pracownikiem

Prawidłowo sformułowana klauzula poufności powinna zatem posiadać co najmniej następującą treść:

„Wykonawca zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji uzyskanych w związku z zawarciem i wykonywaniem umowy, w szczególności materiałów, dokumentów oraz informacji technicznych, technologicznych, ekonomicznych, finansowych, handlowych, prawnych lub organizacyjnych otrzymanych lub uzyskanych od Zamawiającego w związku ze świadczeniem Usługi w szczególności danych osobowych i kontaktowych klientów, zwanych w dalszej części Umowy „Informacjami poufnymi”.

Wykonawca jest uprawniony do przekazywania takich informacji swoim pracownikom i współpracownikom, gdy jest to niezbędne do prawidłowej realizacji umowy.

Zobowiązanie to wiąże przez czas trwania umowy oraz przez okres 3 lat od jej ustania.

Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 30.000,00 zł za każdy przypadek naruszenia. Zastrzeżenie wyżej wymienionej kary umownej nie wyklucza dochodzenia odszkodowania przenoszącego jej wysokość na zasadach ogólnych.”

Pozostaje zatem życzyć Czytelnikom naszego bloga uważności w czytaniu postanowień klauzul poufności, oczywiście przed ich podpisaniem, aby zawsze skutecznie spełniały swoją rolę. Warto by wszystkie dokumenty nie pozostawały wątpliwości – również umowa o zachowaniu poufności.