Jaki jest nowy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej?
Z dniem 1 stycznia 2019 roku zostały wprowadzone do Kodeksu pracy nowe przepisy w zakresie obowiązku przechowywania dokumentacji pracowniczej.
Jaki jest nowy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej?
Od tego roku, przedmiotową dokumentację pracodawcy mają obowiązek przechowywać przez okres 10 lat
Stanowią o tym przepisy art. 94 pkt 9a i 9b kodeksu pracy, które nakładają na pracodawcę obowiązek prowadzenia i przechowywania w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (dokumentację pracowniczą) oraz przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej.
Nowelizacja wskazanego przepisu dotyczy jednak pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku.
Kliknij i napisz do nas. Zapraszamy na konsultacjeJakie są zasady przechowywania dokumentacji pracowniczej?
Z kolei wobec pracowników zatrudnionych po 31 grudnia 1998 roku, a przed 1 stycznia 2019 roku dokumentacja pracownicza (akta związane ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe) powinna być przechowywana według dotychczasowych zasadach, a zatem przez okres 50 lat od dnia wygaśnięcia lub rozwiązania stosunku pracy. Wskazany 50 – letni termin przechowywania dokumentacji osobowej wynika z art. 125a ust. 4 ustawy z 17 grudnia 1998 roku o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. Identyczny 50-letni okres przechowywania obowiązuje w stosunku do akt osobowych, co wynika z art. 51 u ustawy z 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
W przypadku jednak gdy pracodawca złoży do ZUS oświadczenie na formularzu – ZUS OSW oraz tzw. raport imienny – ZUS RIA, okres przechowywania dokumentacji pracowniczej ulegnie skróceniu z 50 lat do 10 lat.
Jak liczyć 10-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej?
Dla pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku lub zatrudnionych po 31 grudnia 1998 roku, a przed 1 stycznia 2019 roku ( o ile złożono raport informacyjny) okres przechowywania dokumentacji pracowniczej liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł.
Oznacza to, że pracodawca nie musi liczyć okresu przechowywania oddzielnie dla każdego pracownika. 10 – letni okres zakończy się w jednym dniu w stosunku do wszystkich zatrudnionych w danym roku kalendarzowym. Tym dniem zawsze będzie 1 stycznia kolejnego roku.
Dodatkowa informacja przy świadectwie pracy
Istotnym jest również dodanie przepisu paragrafu 946 Kodeksu pracy. Zgodnie z jego treścią w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracodawca wraz ze świadectwem pracy wydaje pracownikowi w postaci papierowej lub elektronicznej informację o:
- okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej,
- możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej,
- zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania we wskazanym okresie, o którym mowa w pkt 2.
Wydłużenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej
Warto mieć na uwadze, że pracodawca w istocie ma obowiązek „trzymać” dokumentację pracowniczą do końca lutego roku następującego po upływie odpowiednio 10 lub 50 lat.
Jest to bowiem czas, w którym pracownik może odebrać od pracodawcy swoją dokumentację pracowniczą.
Termin 10 lub 50 letni ulega faktycznemu wydłużeniu w sytuacji gdy dokumentacja pracownicza może stanowić lub stanowi dowód w postępowaniu, a pracodawca powziął wiadomość o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania.
Wówczas okres przechowywania dokumentacji osobowej pracowników przedłuża się o 12 miesięcy. Po ich upływie pracodawca powinien zawiadomić byłego pracownika o możliwości odbioru dokumentacji w terminie 30 dni od dnia otrzymania zawiadomienia oraz o zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania.
Kliknij i napisz do nas. Zapraszamy na konsultacjeZniszczenie dokumentacji pracowniczej
Pracodawca po upływie okresu odpowiednio 10 lub 50 lat, ma obowiązek w przeciągu kolejnych 12 miesięcy zniszczyć dokumentację pracowniczą w sposób uniemożliwiający jej odtworzenie.
Jeśli jednak przed upływem 12 miesięcy do czasu zniszczenia, pracownik zgłosi się po swoją dokumentację pracowniczą pracodawca musi ją wydać.
Reasumując, od 1 stycznia 2019 roku każdy pracodawca ma obowiązek informowania pracowników o terminie przechowywania dokumentacji pracowniczej (bez względu na to czy jest ona prowadzona w formie papierowej czy elektronicznej).
Wraz z świadectwem pracy pracownik powinien otrzymać informację w formie papierowej lub elektronicznej o okresie przechowywania dokumentacji wynikającej ze stosunku pracy oraz akt osobowych.
Więcej artykułów w tematyce prawa pracy znajdziesz tu.
Kliknij i napisz do nas. Zapraszamy na konsultacje Zapisz się na newsletterPodobne artykuły
Urlop ojcowski 2023 – co się zmieniło w tym roku?
Jak wygląda rozwiązanie umowy o pracę zdalnie?
