Pandemia koronawirusa wymusiła na większości przedstawicieli biznesu zmianę trybu funkcjonowania na zdalny.
O ile już od dłuższego czasu dostępnych jest wiele narzędzi ułatwiających komunikację na odległość, o tyle ich znaczenie zostanie docenione przez szersze grono użytkowników przede wszystkim właśnie teraz.
Praca zdalna pracowników, wideokonferencje z kontrahentami i klientami, nawet obowiązki sprawozdawcze do organów administracji państwowej oparte są na przemyślanych rozwiązaniach IT.
Pojawia się zatem pytanie jak skutecznie zawierać umowy handlowe, skoro bezpośredni-osobisty kontakt między ludźmi został w zasadzie wyłączony. Czy rozwiązaniem są umowy na odległość?
Niestety regulacje prawne nie zawsze idą w parze z ułatwieniami technologicznymi. Nie od dziś wiadomo, że prawo dość powoli dostosowuje się do potrzeb rozwojowych cywilizacji. Nie wdając się w dyskusję co do oceny słuszności tego procesu, ważne, aby przedsiębiorca wiedział, jakie ma możliwości „zdalnego” zawarcia umowy i jaka forma prawna jest niezbędna, aby umowa była ważna i tym samym, aby wywoła zamierzony skutek i w pełni zabezpieczała jego interesy.

Dowolność formy przy zawieraniu umowy na odległość

Rozważania należy rozpocząć od definicji umowy. W uproszczeniu – jest to zgodne oświadczenie stron, które chcą doprowadzić do określonego rezultatu.
Większość umów zawieranych w ramach bieżących potrzeb przedsiębiorcy, w tym umowy zlecenia i o dzieło mogą̨ zostać zawarte w dowolnej formie. Kodeks cywilny nie wymaga dla ich zawarcia szczególnej formy prawnej. A zatem, co do zasady, zawierając którąś ze wskazanych umów, możemy się̨ ograniczyć nawet do formy ustnej, ale oczywiście dla celów dowodowych zalecana jest forma, dzięki której będzie można odtworzyć treść umowy – łatwiej jest wtedy dowieść jakie konkretnie zobowiązania ciążą na zleceniobiorcy czy na jaką kwotę̨ wynagrodzenia strony się̨ umawiały. Zachowanie takiej formy może również̇ być korzystne w kontekście kontroli przeprowadzanej przez PIP, inspekcję skarbową czy ZUS.

Podpisanie umowy na odległość

Forma dokumentowa:

W praktyce umowy coraz częściej zawierane są poprzez wymianę korespondencji e-mail lub sms.
Z punktu widzenia regulacji prawnych jest to tzw. forma dokumentowa – nie mylić z elektroniczną!

Do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w jakiejkolwiek postaci (graficznej, w postaci obrazu, dźwięku itp.) i utrwalenie jego treści na jakimkolwiek nośniku (np. papierze, pliku pdf., wav, mp. 3 itp), tak by możliwe było zapoznanie się z treścią oświadczenia oraz ustalenie osoby składającej oświadczenie. (art.773 k.c.)

Zgodnie bowiem z tym przepisem, dokumentem jest każdy nośnik informacji (także oświadczenia woli) umożliwiający zapoznanie się z jej treścią. Ten ostatni warunek odniesiony do formy dokumentowej oznacza, że dla zachowania tej formy konieczne jest takie utrwalenie oświadczenia woli, by możliwe było wielokrotne odczytanie lub odtworzenie jego treści po powstaniu dokumentu. Nie są więc oświadczeniami woli złożonymi w formie dokumentowej oświadczenia wymieniane przy zawieraniu umowy przez telefon, jeżeli rozmowa telefoniczna nie została utrwalona w sposób wskazany wyżej. W praktyce zachowanie formy dokumentowej w rozumieniu komentowanego przepisu ma miejsce przede wszystkim przy zawieraniu umów w drodze wymiany e-maili czy wiadomości SMS lub za pośrednictwem faksu.

Forma pisemna

Przy niektórych rodzajach relacji między stronami umów należy uwzględniać przepisy szczególne, które w sposób istotny ograniczają możliwość zawarcia umowy przy wykorzystaniu infrastruktury IT. Część umów dla swojej ważności i skuteczności wymaga formy pisemnej.

Do takich umów należą m.in. umowy dotyczące praw własności intelektualnej w tym np. licencja czy umowa przenosząca prawa autorskie.

Zgodnie z przepisem art. 53 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych umowa o przeniesienie autorskich praw majątkowych wymaga zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności.

Konsekwencją zastrzeżenia dla takiej umowy formy pisemnej pod rygorem nieważności jest to, że wszelkie ustalenia stron w zakresie przeniesienia autorskich praw dokonane w innej formie – również dokumentowej, nie mogą wywierać jakiegokolwiek skutku, skoro przepisy wyraźnie zastrzegają, że do zawarcia umowy wymagana jest forma pisemna i to pod rygorem nieważności. Jeżeli strony nie zawarły umowy w formie pisemnej, to należy przyjąć, że wszelkie ustalenia na ten temat należy uznać za nieważne, a tym samym niewywołujące skutków prawnych.

Istotnym jest, że forma pisemna, o której mowa w przepisach prawa jest zachowana, gdy umowa jest opatrzona własnoręcznym podpisem, zgodnie z art. 78§ 1 k.c.

Podpis musi być zatem własnoręczny i znaleźć się̨ pod oświadczeniem woli. W przeciwnym razie treść znajdująca się poniżej podpisów stron nie jest objęta ich oświadczeniami woli.

Dopuszczalne jest również przesłanie drugiej stronie tekstu umowy z prośbą o wydrukowanie, złożenie podpisu i odesłanie oryginału dokumentu w co najmniej dwóch egzemplarzach.

Pamiętać należy zatem o kilku regułach:

  1. dla zachowania formy pisemnej zwykłej umowa powinna zostać podpisana własnoręcznie,
  2. podpisy powinny znajdować się̨ bezpośrednio pod końcem tekstu umowy,
  3. wszelakie dopiski poniżej podpisów powinny być także podpisane przez strony,
  4. podpis – chociaż prawo cywilne bezpośrednio tego nie wymaga – powinien być podpisem czytelnym, obejmującym najlepiej imię̨ i nazwisko osoby go składającej.

Do zawarcia umowy na odległość w tej formie wystarcza wymiana dokumentów obejmujących treść oświadczeń woli, z których każdy jest podpisany przez jedną ze stron.

WAŻNE: Podpis złożony na dokumencie, który został następnie zeskanowany lub wysłany faksem/ e-mailem, nie spełnia wymogów własnoręcznego podpisu, co powoduje konieczność uznania, że forma pisemna nie została zachowana.

Forma elektroniczna

Forma elektroniczna stanowi odrębną formę dokonania czynności prawnej równorzędną formie pisemnej, a nie jedynie postać (podtyp) formy pisemnej.

Przedsiębiorcy mogą podpisać kontrakt za pomocą bezpiecznego podpisu elektronicznego, tzw. forma elektroniczna, o czym mówi art. 781 KC:

§ 1. Do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
§ 2. Oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej.

Oświadczenie woli złożone w postaci elektronicznej wywoływać będzie skutki prawne oświadczenia złożonego na piśmie, jeśli spełnione będą kumulatywnie dwie przesłanki: oświadczenie opatrzone będzie bezpiecznym podpisem elektronicznym, weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu.

Elektroniczna forma czynności prawnej może być wykorzystana do zastąpienia zwykłej formy pisemnej zarówno w przypadku, gdy wymóg zachowania tej formy wynika z przepisu, jak i z czynności prawnej (pactum de forma).

Na poziomie prawa europejskiego wymagania dotyczące podpisów elektronicznych uregulowane są w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (EU) Nr 910/2014 z 23.7.2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylającego dyrektywę 1999/93/WE (Dz.Urz. UE L Nr 257, s.73). W prawie polskim zagadnienia te reguluje ustawa z 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej.

WAŻNE: zawarcie umowy na odległość przez „Internet” poprzez przesłanie umowy e-mailem lub faksem nie jest zawarciem umowy w formie elektronicznej w rozumieniu przepisów prawa, a zatem należy zwrócić uwagę na tego rodzaju zapisy w zawieranych umowach i je skorygować. Jest to zawarcie umowy w formie dokumentowej.

Forma wymagana dla czynności następczych

Zachowanie odpowiedniej formy ma również znaczenie w przypadku uzupełnienia, zmiany lub ustania umowy. Skutki reguluje przepis z art. 77 k.c.:

§ 1. Uzupełnienie lub zmiana umowy wymaga zachowania takiej formy, jaką ustawa lub strony przewidziały w celu jej zawarcia.
§ 2. Jeżeli umowa została zawarta w formie pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej, jej rozwiązanie za zgodą obu stron, jak również odstąpienie od niej albo jej wypowiedzenie wymaga zachowania formy dokumentowej, chyba że ustawa lub umowa zastrzega inną formę.
§ 3. Jeżeli umowa została zawarta w innej formie szczególnej, jej rozwiązanie za zgodą obu stron wymaga zachowania takiej formy, jaką ustawa lub strony przewidziały w celu jej zawarcia; natomiast odstąpienie od umowy albo jej wypowiedzenie powinno być stwierdzone pismem.

Powyższe oznacza tyle, że w odniesieniu do umowy zawartej w zwykłej formie pisemnej, formie dokumentowej oraz elektronicznej obowiązuje jednolita reguła dotycząca wszystkich czynności mających na celu zakończenie stosunku umownego. Zarówno rozwiązanie umowy, jak i odstąpienie od niej lub jej wypowiedzenie wymaga zachowania co najmniej formy dokumentowej.

Poza tym, znajduje on zastosowanie także wtedy, gdy dochowanie zwykłej formy pisemnej, formy dokumentowej lub elektronicznej przy zawieraniu umowy pierwotnej wynikało wyłącznie na podstawie decyzji stron, chociaż wybrana przez nie forma nie była wymagana przez ustawę lub wcześniejsze porozumienie stron.

WAŻNE! Strony mogą w umowie uregulować sposób zakończenia stosunku prawnego w określony sposób, np. wskazać, że wypowiedzenie umowy wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności. Wówczas wskazana przez nie forma jest obowiązująca i skuteczna. Jedynym ograniczeniem jest to, iż strony nie mogą przewidzieć formy „niższej” od formy wymaganej dla tych czynności przez ustawę.

Natomiast według art. 771 K.c.:

§ 1. W wypadku gdy umowę zawartą pomiędzy przedsiębiorcami bez zachowania formy pisemnej jedna strona niezwłocznie potwierdzi w piśmie skierowanym do drugiej strony, a pismo to zawiera zmiany lub uzupełnienia umowy, niezmieniające istotnie jej treści, strony wiąże umowa o treści określonej w piśmie potwierdzającym, chyba że druga strona niezwłocznie się temu sprzeciwiła na piśmie.
§ 2. W przypadku gdy umowę zawartą pomiędzy przedsiębiorcami bez zachowania formy dokumentowej jedna strona niezwłocznie potwierdzi w dokumencie skierowanym do drugiej strony, a dokument ten zawiera zmiany lub uzupełnienia umowy, niezmieniające istotnie jej treści, strony wiąże umowa o treści określonej w dokumencie potwierdzającym, chyba że druga strona niezwłocznie się temu sprzeciwiła w dokumencie.

Wskazany przepis przewiduje mechanizm, którego zastosowanie sprowadza się do tego, że w razie zawarcia umowy w sposób nieformalny (ustnie, ewentualnie w sposób dorozumiany poprzez przystąpienie do wykonywania umowy) i niezwłocznego wystosowania przez jedną ze stron sformalizowanego potwierdzenia tej umowy, treść stosunku prawnego nawiązanego między stronami należy oceniać z uwzględnieniem potwierdzenia otrzymanego przez drugą stronę, chociażby nie odpowiadało to w pełni treści stosunku prawnego ocenianej według nieformalnego porozumienia. Taki mechanizm znajduje zastosowanie wyłącznie w stosunkach obustronnie profesjonalnych – gdy obie strony umowy są przedsiębiorcami.

Potwierdzenie zawarcia umowy na odległość

Potwierdzenie zawarcia umowy na odległość wymagane przez prawo może zostać wyrażone na trwałym nośniku, zaś przez trwały nośnik ustawa rozumie materiał lub narzędzie umożliwiające przechowanie informacji oraz dostęp do nich w przyszłości. Bez wątpienia trwałym nośnikiem jest umowa utrwalona w postaci pliku PDF, w którego treści przedsiębiorca i konsument potwierdzili treść umowy.

Z jaką datą uznać zawarcie umowy na odległość

Jeżeli umowa nie zawiera zapisów o przeniesieniu praw autorskich nie jest niezbędne regulowanie trybu zawarcia umowy w jej treści, niemniej warto zamieścić postanowienia, które sprecyzują czas zawarcia umowy:

Strony zgodnie przyjmują, iż zawarcie Umowy następuje poprzez podpisanie jej przez obie Strony. Wystarczające jest zachowanie formy dokumentowej. Jeżeli Umowa nie będzie podpisana przez obie strony tego samego dnia przyjmuje się, że umowa została zawarta w dniu złożenia na niej podpisu przez […], pod tym jednak warunkiem, że tego samego dnia skan umowy, z podpisem […], zostanie przesłany drogą elektroniczną do drugiej strony na adres jej poczty elektronicznej wskazany w § ………Umowy, a druga strona najpóźniej dnia następnego podpisze otrzymany skan umowy i odeśle skan umowy podpisany przez obie strony na adres poczty elektronicznej […] wskazany w § ……… Umowy.

W przypadku rozbieżności pomiędzy datą podpisania umowy przez […], a datą przesłania jej skanu lub nadania jednostronnie podpisanego egzemplarza umowy na adres drugiej Strony, za moment zawarcia umowy uważa się dzień w którym łącznie ziściły się wszystkie wyżej wskazane zdarzenia.

Jeżeli umowa zawiera zapisy o przeniesieniu praw można w niej zamieścić postanowienie o następującej treści:

Jeżeli Umowa nie będzie podpisana przez obie Strony tego samego dnia przyjmuje się, że umowa została zawarta w dniu złożenia na niej podpisu przez jedną ze Stron, pod tym jednak warunkiem, że tego samego dnia skan umowy, z podpisem tej Strony (nadawcy), zostanie przesłany drogą elektroniczną do drugiej Strony (odbiorcy) na adres jej poczty elektronicznej wskazany w § ……… a podpisana jednostronnie umowa w dwóch egzemplarzach zostanie nadana na jej adres przesyłką poleconą, a druga Strona (odbiorca) niezwłocznie podpisze otrzymane egzemplarze Umowy wskazując datę podpisania i doręczy podpisany przez obie Strony jeden egzemplarz Umowy do Strony (nadawcy).

Podsumowanie:

  • Co do zasady – większość umów związanych z bieżącą działalnością przedsiębiorcy można zawierać w dowolnej formie, w tym „przez Internet” np. najpierw negocjować jej warunki (telefonicznie lub drogą elektroniczną), następnie przesłać gotowy skan podpisany przez nadawcę do jej wydrukowania przez odbiorcę-kontrahenta i ponowne jego zeskanowanie i przesłanie do nadawcy faksem lub e-mailem lub po prostu przesłanie umowy pocztą. Opisany sposób zawierania umowy nie jest jej zawarciem w formie „elektronicznej”, ale w formie dokumentowej.
  • Można także zawrzeć umowę wysyłając jej treść np. e-mailem – nawet bez podpisu. Wówczas umowa jest zawarta w formie dokumentowej. Ważne jest bowiem, by nośnik informacji pozwalał na ustalenie osoby składającej oświadczenie woli. W takiej sytuacji warto poprosić drugą stronę o potwierdzenie treści umowy.
  • Zgodnie z przepisami polskiego prawa jeżeli zgodnie z przepisami prawa umowa wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności to nie jest możliwe zawarcie jej w opisany powyżej sposób.. Tak jak m.in. w przypadku, gdy w umowie zawarte są zapisy dotyczące przeniesienia praw autorskich.

Oczywiście jest to jedynie wycinek regulacji, na które należy zwrócić uwagę przy zawieraniu umów, a przytoczone rodzaje umów nie wyczerpują katalogu umów, dla zawarcia których wymagana jest inna niż dokumentowa forma ich zawarcia. Należy również pamiętać, że zawierając umowę z konsumentem lub z osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą swoboda umów jest ograniczona. Każdorazowo warto zatem dokładnie przeanalizować treść zawieranych umów.

Udostępnij na:
Facebook
Twitter
LinkedIn
Aleksandra Zaliwska

Autor

Doradza w zakresie ochrony znaków towarowych, nazw handlowych, marki, oraz innych oznaczeń odróżniających, a także wzorów przemysłowych. Reprezentuje klientów w sporach przed sądami powszechnymi, Urzędem Patentowym RP, OHIM, Wspólnotowym Sądem d/s Znaków Towarowych i Wzorów, a także sądami administracyjnymi oraz organami celnymi. Prowadzi przedsądowe negocjacje w związku z naruszeniem praw własności przemysłowej oraz przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, autorskich praw majątkowych i osobistych, a także zapewnia kompleksową analizę działalności przedsiębiorców w aspekcie poszukiwania zagrożeń prawnych oraz potencjalnej odpowiedzialności odszkodowawczej w związku z takimi naruszeniami. Przygotowuje projekty oraz opiniuje umowy z zakresu prawa własności intelektualnej w tym umowy licencyjne oraz umowy przenoszące autorskie prawa majątkowe. Jest absolwentką Kolegium Prawa i Administracji Akademii L. Koźmińskiego w Warszawie.

Więcej artykułów

Zostaw komentarz