Aktualnie istnieje możliwość zatwierdzania sprawozdań finansowych, podziału zysku lub udzielania absolutorium członkom organów spółki w drodze pisemnego oddawania głosów, a więc bez konieczności uczestnictwa w zgromadzeniu wspólników.

Wynika to z nowelizacji, która weszła w życie w dniu 1 marca 2019 roku, ustawy kodeks spółek handlowych, w tym przepisu art. 227 § 2, zgodnie z którego treścią: „bez odbycia zgromadzenia wspólników mogą być powzięte uchwały, jeżeli wszyscy wspólnicy wyrażą na piśmie zgodę na postanowienie, które ma być powzięte, albo na głosowanie pisemne”.

Zmiana ta stanowi długo oczekiwane ułatwienie w szczególności dla spółek, w których wspólnicy są obcokrajowcami stale przebywającymi poza granicami Polski. Ułatwienie to wymaga jednak należytego przygotowania ze stosownym wyprzedzeniem, gdyż w przeciwnym razie może nastręczyć niepotrzebnych kłopotów.

Głosowanie w trybie pisemnym: zalety i wady

Niekwestionowaną zaletą tego trybu głosowania nad uchwałami jest oddanie głosu przez każdego ze wspólników bez konieczności ich fizycznej obecności w tym samym miejscu.

Głosowanie nad poszczególnymi uchwałami odbywa się poprzez podpisanie się pod treścią każdej z nich, a następnie dodatkowo złożenie swojego podpisu na załączonej karcie glosowania lub bezpośrednio pod każdą z uchwał w odpowiedniej rubryce: „za”, „przeciw”, „wstrzymuję się”. Nie ma zatem potrzeby przesyłania sobie pomiędzy wspólnikami tego samego dokumentu obejmującego treść uchwał, celem oddania na nim przez wspólników kolejno swojego głosu.

Niestety istotną wadą tego trybu głosowania jest fakt, że wspólnicy nie mogą proponować zmian do treści uchwał w trakcie głosowania pisemnego, a ich aktywność ogranicza się wyłącznie albo do akceptacji projektu treści uchwały poprzez oddanie głosu „za”, albo do jej zakwestionowania poprzez oddanie głosu „wstrzymującego się” lub „przeciw”.

Jest to zatem tryb mało elastyczny i mogący doprowadzić do niepotrzebnego wydłużenia w czasie procesu uzyskania wymaganej większości głosów (o czym poniżej).

Najpierw zgoda na tryb pisemny

Samo rozesłanie do wspólników dokumentów obejmujących treść uchwał oraz kart do głosownia jednak nie wystarczy, aby skutecznie wdrożyć ten tryb. Głosowanie pisemne nad konkretnymi uchwałami musi bowiem zostać poprzedzone JEDNOMYŚLNĄ zgodą wszystkich wspólników na tryb pisemny oddawania głosów.

Zgoda taka może zostać udzielona na jeden z trzech wariantów:

1)     poprzez złożenie przez każdego ze wspólników pisemnego (nie jest nim wiadomość e-mail) oświadczenia, albo

2)     poprzez uchwałę pisemną podjętą przez wszystkich wspólników, albo

3)     poprzez odpowiedni zapis w umowie spółki z o.o., która wiąże nie tylko wspólników założycieli ale wszystkich kolejnych wspólników, którzy do niej przystępując godzą się na brzmienie treści tejże umowy.

Ostatni z trzech powyżej zaprezentowanych sposobów jest najmniej elastyczny i decydując się na niego warto w odpowiedni sposób sformułować treść postanowienia umownego, aby pozostawić sobie kolokwialnie „furtkę”.

W przeciwnym razie, zapis umowny określający tryb głosowania pisemnego dla wszystkich spraw może spowodować paraliż decyzyjny: wszak w tym trybie wspólnicy nie mogą postulować zmian do projektów przedstawionych im uchwał, a jedynie mają prawo je zaakceptować lub zakwestionować.

W praktyce głosowanie należałoby powtarzać, jednocześnie modyfikując projekty uchwał,  aby została uzyskana wymagana większość głosów.

Z doświadczenia rekomenduję wariant pierwszy (pisemne oświadczenie każdego ze wspólników) każdorazowo przed planowanym podejmowaniem uchwał, w tym uchwał dotyczących zatwierdzania sprawozdań finansowych.

Wprawdzie wiąże się on z ewentualnością odrzucenia pisemnego trybu głosowania nad planowanymi uchwałami, jednakże w szerszej perspektywie zaoszczędza czas, gdyż od razu wiadomo, że koniecznym będzie zwołanie zgromadzenia wspólników.

O czym warto pamiętać przy zastosowaniu trybu pisemnego oddawania głosów?

Przede wszystkim należy uzyskać adres korespondencyjny każdego ze wspólników, ewentualnie -jeśli planowane jest rozesłanie projektów uchwał pocztą elektroniczną – również adresy e-mail.

Wspólnik otrzymując e-mail, powinien wydrukować dokument zawierający treść uchwały/uchwał wraz z rubryką przeznaczoną na oddanie głosu, alternatywnie treść uchwały/uchwał wraz z kartą do głosowania, złożyć swój podpis pod uchwałą/mi oraz zaznaczyć swój głos, a następnie odesłać przesyłką listowną (w tym również kurierską).

Odesłanie scanem pocztą elektroniczną nie jest wystarczające i powoduje brak możliwości głosowania w trybie pisemnym nad planowanymi uchwałami „zasadniczymi”. Co więcej, jeśli jednak takie głosowanie odbyło się pomimo braku uzyskania uprzednio od wszystkich wspólników pisemnych zgód na tryb pisemny, wszystkie podjęte uchwały obarczone są wadą nieważności.

Kolejna istotna kwestia to komu i gdzie odesłać podpisane dokumenty uchwały/uchwał.

Kodeks spółek handlowych milczy w tym zakresie. Zasadniczo, skoro to zarząd zwołuje zgromadzenia wspólników, to również on jest uprawniony do zarządzenia głosowania w trybie pisemnym. W takiej sytuacji dokumenty z podpisanymi uchwałami należy odesłać na adres spółki.

Zdarza się jednak, że zamiast zarządu zgromadzenia zwołuje Rada Nadzorcza lub wspólnicy dysponujący odpowiednią większością w kapitale zakładowym spółki. Wówczas warto w rozsyłanym do wspólników piśmie wraz z projektami uchwał wyraźnie wskazać adres do odesłania korespondencji, jeśli ma on być inny aniżeli adres spółki.

Do projektów uchwał wysyłanych do wspólników należy załączyć niezbędne dokumenty jak chociażby sprawozdanie finansowe.

W sprawach, w których możliwych jest kilka wariantów jak np. podział zysku, warto rozważyć kilka alternatywnych opcji tej samej uchwały, z zaznaczeniem w instrukcji do głosowania, że oddanie głosu „za” pod jedną z nich” oznacza automatycznie oddanie głosów „przeciw” pod pozostałymi wersjami uchwały.

Jeśli wspólnik oddaje głos przez swojego pełnomocnika, wówczas koniecznym jest załączenie w korespondencji zwrotnej poza podpisanymi uchwałami oraz oddanymi glosami, również dokument pełnomocnictwa w oryginale lub w poświadczonej notarialnie kopii.

Dzień podjęcia uchwały głosowanej w trybie pisemnym, to jaki?

W trybie pisemnym, zasadniczo uchwałę uważa się za podjętą, jeśli oddano za nią więcej niż 50 % wszystkich głosów, tzw. większość bezwzględna. Oznacza to zatem, że głos wstrzymujący się stanowi w praktyce głos „przeciw” uchwale. Od tej zasady są wyjątki wprost wynikające z przepisów Kodeksu spółek handlowych przewidujących większość kwalifikowaną (aczkolwiek nie ma to zastosowania w sprawach dotyczących zatwierdzania sprawozdań finansowych) lub też wyjątki określone umową spółki.

(Oczywiście, powyższe nie ma zastosowania do uchwały, na mocy której wspólnicy mają zadecydować o trybie pisemnym – wariant 2 -, gdyż jak wspomniano wcześniej, ta uchwała musi zostać podjęta zawsze jednomyślnie).

Niestety ustawa nie określa z jaką chwilą należy uznać, że uchwała została podjęta. W braku odmiennych ustaleń przyjmuje się, że uchwała w trybie pisemnym zostaje podjęta w chwilą oddania głosu „za” decydującego o uzyskaniu głosów „za” stanowiących większość ponad 50% wszystkich głosów.

Jak zabezpieczyć się na wypadek braku oddania przez wspólnika głosu, bądź braku dotarcia przesyłki zawierającej uchwały z głosami?

Nie zawsze wszyscy wspólnicy są zdyscyplinowani i wykonują swoje obowiązki korporacyjne. Koniecznym jest zatem zawczasu wskazanie procedury precyzującej konsekwencje określonych zdarzeń. Przykładowo warto zastrzec termin, do którego należy odesłać uchwały wraz z oddanymi głosami (nie powinien być on krótszy aniżeli 2 tygodnie), jak również skutek jego przekroczenia. Możliwym jest również określenie, że brak oddania głosu będzie równoznaczny np. z jego oddaniem „za”, bądź przeciwnie : z oddaniem głosu „przeciw”.

Instrukcja, czy też procedura głosowania w trybie pisemnym może przybrać dowolną formę, tj. albo można ją zamieszczać każdorazowo w korespondencji przesyłanej wspólnikom, bądź też uchwalić regulamin głosowania w trybie pisemnym.

Pierwsze z rozwiązań wymaga dopilnowania aby każdorazowo należycie poinformować o zasadach  głosowania wszystkich wspólników. Jego niewątpliwą zaletą jest zasada przejrzystości, dzięki której każdorazowo wspólnik ma możliwość zapoznania się z regułami głosowania.

Drugie rozwiązanie stanowi dokument wewnętrzny spółki, określający zbiorczo oraz schematycznie zasady głosowania mający zastosowanie do wszystkich kolejnych uchwał.   Jego zaletą z kolei jest oszczędność w objętości korespondencji wysyłanej każdorazowo do wspólników, a  co przy sporej ich liczbie może mieć znaczenie,

Warto również zaznaczyć, że wszystkie podjęte uchwały należy wpisać do księgi protokołów prowadzonej przez zarząd oraz zgłosić sądowi rejestrowemu w terminie 7 dni od daty ich podjęcia. Każdy ze wspólnik ma prawo wglądu do księgi protokołów celem zapoznania się  z treścią uchwał, a zatem nie ma obowiązku oddzielnie zawiadamiać wspólników o  poszczególnych uchwałach.

Na zakończenie koniecznym jest wyjaśnienie co się stanie gdy do końca czerwca nie uda się wspólnikom podjąć uchwał w sprawie zatwierdzania sprawozdań finansowych, podziału zysku lub udzielania absolutorium członkom organów spółki.

Mając na uwadze, że rok obrachunkowy zdecydowanej większości spółek z o.o.  w Polsce pokrywa się z rokiem kalendarzowym, zarząd jest zobowiązany zwołać zwyczajne zgromadzenie wspólników w terminie 6 miesięcy od końca roku obrachunkowego (w praktyce do końca czerwca). Jeśli zatem wspólnicy nie zdążą do tego czasu podjąć w trybie pisemnym uchwał zatwierdzających sprawozdanie finansowe, to i tak koniecznym będzie zwołanie zgromadzenia na dotychczasowych zasadach.

Udostępnij na:
Facebook
Twitter
LinkedIn
Milana Krzemień

Autor

Specjalizuje się w bieżącej obsłudze prawnej podmiotów gospodarczych ze szczególnym naciskiem na spółki prawa handlowego, polegającej w głównej mierze na opracowywaniu, redagowaniu oraz opiniowaniu umów z zakresu prawa cywilnego, w tym prawa pracy i prawa gospodarczego oraz w przygotowywaniu dokumentów korporacyjnych. Posiada doświadczenie w prowadzeniu negocjacji handlowych zmierzających do zawarcia kontraktów oraz w reprezentacji podmiotów gospodarczych przed sądami powszechnymi oraz administracyjnymi. Z uwagi na posiadaną biegłą znajomość języka angielskiego w mowie i w piśmie, również w zakresie terminologii prawniczej oraz zaawansowany poziom języka francuskiego wielokrotnie świadczy czynności obsługi prawnej podmiotów gospodarczych o obcojęzycznym składzie osobowym ich organów. Jest absolwentką Kolegium Prawa w Wyższej Szkole Przedsiębiorczości i Zarządzania im. Leona Koźmińskiego w Warszawie. (maj 2006 r.) Studia prawnicze ukończyła z wyróżnieniem. W ich trakcie była członkiem Kliniki Prawnej w sekcji prawa cywilnego pod zwierzchnictwem Prof.. Fryderyka Zolla. – gdzie brała czynny udział w świadczeniu pomocy prawnej pro publico bono.

Więcej postów od Milana Krzemień

Zostaw komentarz